散らかった議事メモを、AIで意思決定に変える
誰も動かない要約は、きれいな言葉の山です。議事メモの成果物は、決定と担当者と日付です。
Deni AIチーム
その1時間を描写するだけのメモは失敗する
自分たちの仕事でも同じです。文字起こしを貼り、要約を頼み、どの会議にも使える丁寧な段落が返る。何が変わったか分かりません。
AIの議事メモが役立つのは、仕事を生む部分を取り出したときです。決定、残った対立、名前のついたアクション。それ以外は雰囲気です。
きれいに取らず、汚く取る
会議中は断片で書いてください。名前、数字、対立、約束に聞こえたこと。出ていない会議を、モデルに作らせないでください。
要約ではなく決定を聞く
リストは3つだけです。決定、未決の問い、担当者つきのアクション。担当者が見つからなければ、誰かを当てず unknown と残させます。
日付と名前を確認する
モデルはそれらしい火曜日と、よく見る同僚名で穴を埋めます。記録になる前に、カレンダーと出席者で日付と担当者を確認してください。
貼る前に伏せる
顧客名、給与、健康情報、認証情報はチャットに入れません。構造だけ必要なら、役割やイニシャルに置き換えてください。
実際に使っているプロンプト
見出しは4つだけです。決定、アクション、未決の問い、出典が必要な主張。アクションは担当者と日付、または unknown を必須にします。
加えて、出席者を作らない、maybe を計画にしない、決定が曖昧ならメモの断片を引用する、と書きます。最後の指示が、モデルを自信満々に見せなくします。
偽の自信の出方
モデルは「あとで料金を見たほうがいいかも」を「金曜に料金レビューを予定」に変えます。近くに名前があったという理由で、いちばん静かだった人を担当者にします。ランダムな誤りではありません。テンプレートを埋めているだけです。
レビューは文学ではありません。担当者、日付、会議の感触より決然としている文を見てください。その場にいなかったなら、公式メモにする前にいた人へ下書きを送ってください。
貼らないもの
- 顧客記録、健康情報、秘密保持契約の対象になるもの。
- パスワード、トークン、非公開の会議リンク。
- 報酬、評価、懲戒の話。
- 会議ツールから書き出してはいけない文字起こし。
メモが終わったら
確認したアクションは、チームが既に使っているトラッカーへ移してください。チャットスレッドに残さないでください。チャットは下書き台です。正式な記録システムではありません。
この種の構造化出力の骨組みが必要なら、プロンプトの型ガイドが、目標・制約・修復ループをモデル横断で扱っています。
よくある質問
AIは議事録係の代わりになりますか？
断片を構造化した下書きにはできます。その場にいた人が、実際に決まったことを確認する必要があります。
全文の文字起こしを貼るべきですか？
会議ツールから出してよく、秘密も除いた場合だけです。生の短いメモのほうが十分なことも多く、より安全です。
モデルがアクション項目を捏造したら？
メモに引用できる根拠がないアクションは未確認です。消すか、問いとして残してください。捏造した仕事を公開しないでください。